Live Chat

Dématérialisez, Organisez, Sécurisez et Partagez vos documents

ged
image_pdfimage_print

  • Votre service courrier est débordé ;
  • Vous recevez beaucoup de documents (papiers, e-mails, fax) ;
  • Votre espace de stockage est limité ;
  • Vous devez partager des documents entre plusieurs services ;
  • Vous ne retrouvez pas facilement vos documents…

Grâce à la Gestion Electronique des Documents (GED), arriver au niveau zéro papier…

Avantages de la GED

Pour la Gestion Electronique de vos Documents, nous mettons à votre disposition 2 éléments indissociables :

  • L’expertise de nos ingénieurs, documentalistes et archivistes ;
  • Le choix d’une solution logicielle : MULTIGEST WEB de EFALIA.

Depuis 30 ans, EFALIA est l’un des pionniers dans le domaine de la GED. Cette expérience a fait de sa solution MULTIGEST un choix gagnant pour la résolution des problématiques liées à l’archivage et à la gestion des documents.

La solution de GED MULTIGEST est accessible en mode web. Elle vous permettra de gérer et d’archiver l’ensemble des documents de votre entreprise (papiers tout format, fichiers bureautiques, emails, …).

ged_schema

MULTIGEST s’intègre facilement avec vos applications métiers existants grâce à des API spécifiques développées par nos ingénieurs. Une solution aux avantages multiples :

 

En termes de productivité :

  • Accroit l’efficacité du travail ;
  • Accroit l’efficacité du service commercial.

En termes financier:

  • Diminution des frais de stockages papiers ;
  • Diminution des coûts liés à la recherche et la diffusion des documents ;
  • Facilite le traitement des factures fournisseurs, réduction des délais de paiement et par conséquent des coûts.

En termes de travail collaboratif:

  • Accroit et facilite le partage de l’information ;
  • Facilite la gestion des versions de documents manipulés par plusieurs collaborateurs ;
  • Accroit la sécurité de vos documents ;
  • Met en évidence les points de lenteurs ou de blocages dans le circuit de traitement des documents.

Une approche intégrée en 5 étapes clés :

  • L’Audit de la gestion documentaire : élaborer la cartographie de votre gestion documentaire et identifier les points forts et les points faibles pour personnaliser votre solution ;
  • Elaboration des outils de gestion manuelle : mise en place d’outils de gestion tels que : bordereau de versement, cadre de classement, manuel des procédures, fiche de traitement ;
  • Traitement manuel de vos documents : une équipe spécialisée pour le traitement physique et intellectuel des documents ;
  • Conception des instruments de recherche : optimisation du temps de recherche selon les droits d’accès ;
  • Le traitement électronique des documents : garantir la pérennité, réversibilité, communication, traçabilité, protection des données et archivage légal. Cela obéit à une démarche…

ged_process

Nous restons proactifs à chaque étape pour un résultat à la hauteur de vos exigences, dans la stricte maîtrise de vos coûts.

Consultez la démo de présentation

Cas de mise en œuvre : MINEPAT

Confronté aux problématiques d’organisation, de stockage, d’archivage, de sécurité et de partage d’information, Le Ministère de l’Economie de la Planification et de l’Aménagement du Territoire a opté pour l’acquisition et la mise en exploitation de la solution GED – MULTIGEST.

C’est à travers des étapes d’implémentation itérative qu’AFREETECH intègre la solution au sein du système d’information du Ministère :

  • Conception d’une cartographie applicative en vue d’identifier les potentiels liens d’intégration avec la solution logicielle GED;
  • Intégration et déploiement de la solution logicielle de GED dans le Système d’Information du MINEPAT;
  • Configuration du logiciel par l’usage des métadonnées fournies par le service des archives;
  • Formation des administrateurs et utilisateurs de l’application à la prise en main;
  • Transfert de compétence et accompagnement à la conduite de changement.

En s’attachant à la mise en place d’une GED, le MINEPAT s’est doté d’un outil de centralisation et de partage de documents et d’information lui permettant de gérer au mieux la masse de documents dont il a la charge. Il dispose désormais d’une interface d’accès unique et des moyens adéquats de recherche qui garantissent une acquisition rapide et pertinente de l’information.

Par ailleurs, la solution GED – MULTIGEST lui permet de sécuriser l’accès aux documents par la gestion de différents niveaux d’habilitation à la consultation et à la diffusion d’information.